Viaggi di gruppo last minute: come organizzare, prenotare e risparmiare

I viaggi last minute sono un’ottima occasione per evadere dalla routine senza il peso di una logorante pianificazione e, contemporaneamente, permettono spesso di risparmiare un bel po’ di soldi rispetto ad una vacanza tradizionale.

In questa guida ai viaggi last minute di gruppo analizzeremo le due componenti fondamentali dell’organizzazione:

  1. Dove trovare le offerte last minute per viaggiare
  2. Come organizzare il viaggio in modo efficiente quando ci sono gruppi numerosi

Dove trovare le offerte last minute?

È sempre un ottimo momento per trovare occasioni di viaggio online, ma ci sono alcuni consigli e trucchi per ottenere le migliori offerte last minute.

Ecco le regole d’oro.

Bookmarking dei siti: prima di cercare camere d’albergo o voli, vai sui tuoi siti di viaggio preferiti e digita “last minute” nella casella di ricerca. Vedrai elenchi di offerte last minute. Alcuni siti ti invieranno un’e-mail con offerte che corrispondono alle tue date di viaggio.

Controlla il sito web del tuo hotel: molti hotel e resort offrono tariffe last minute sui loro siti web. Alcuni offrono anche sconti quando si prenota attraverso il sito web, piuttosto che con un’agenzia di viaggi o altri intermediari.

Iscriviti agli avvisi: quando usi i siti web di comparazione dei viaggi, assicurati di iscriverti agli avvisi per ottenere in tempo reale le informazioni di quando i prezzi scendono.

In generale, impara ad essere flessibile con le tue destinazioni e date, poiché la flessibilità è la chiave per ottenere offerte last minute.

Infografica: Come trovare offerte di viaggio last minute

Come risparmiare con un viaggio last minute

Se vuoi trarre il massimo dal tuo viaggio last minute spendendo il meno possibile, ci sono alcuni passi che puoi fare per assicurarti di avere una grande vacanza senza pagare fior di quattrini.

Inizia a pensare in modo locale: la prima cosa da fare è dimenticare i viaggi all’estero e pensare a ciò che è disponibile nella propria città o stato. Molte persone non si rendono conto di quanto hanno a portata di mano, quindi finiscono per spendere una fortuna in biglietti aerei. 

Prenditi un po’ di tempo per controllare cosa è disponibile proprio dove vivi, e potresti essere sorpreso di quanto possa essere più conveniente (e interessante!).

Vai online: se vuoi andartene da casa qualche giorno e con poco preavviso, allora vale la pena prendersi del tempo per andare online e scoprire quali sono le offerte disponibili per i viaggiatori dell’ultimo minuto. 

Ci sono molti siti web specializzati in viaggi last minute, quindi, se sai dove guardare, sarai in grado di trovare delle ottime offerte. Tuttavia, è importante fare la tua ricerca con attenzione prima di consegnare del denaro: non tutti i siti su internet sono affidabili.

Usa il cashback: i siti di cashback ti permettono di ottenere un riaccredito di quanto spendi prenotando il viaggio o il soggiorno su quasi tutti i principali siti di viaggio internazionali

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Chiedi aiuto: se non sei sicuro di dove iniziare a cercare offerte di viaggio last minute, allora può essere utile chiedere consiglio a qualcuno che lavora nell’industria dei viaggi o che ha grande esperienza personale di viaggi di gruppo organizzati all’ultimo.

Come organizzare un viaggio di gruppo last minute

Sia che stiate organizzando una riunione di famiglia, un matrimonio, un meeting aziendale o semplicemente un viaggio di gruppo last minute con gli amici, ci sono suggerimenti pratici sempre validi per rendere il prossimo spostamento un successo.

  • Coinvolgi tutti nel processo di pianificazione fin dall’inizio. I viaggi di gruppo sono un ottimo modo per conoscere i tuoi compagni di viaggio e divertirsi allo stesso tempo. Fai in modo di condividere il carico di lavoro, ma anche di coinvolgere tutti quando si tratta di decisioni su destinazioni, hotel e altri componenti del viaggio.
  • Assicurati che tutti conoscano le loro responsabilità per il pagamento o la prenotazione di attività e alloggi e quando scadono i termini per i pagamenti richiesti, in modo che non ci siano sorprese in seguito. 
  • Sii certo che tutti i partecipanti al viaggio condividano interessi simili, quanto a stile di viaggio, budget disponibile o destinazioni di interesse; questo aiuterà a ridurre i conflitti durante i viaggi insieme e a renderli più piacevoli per tutti i membri della comitiva.
  • Quando possibile, assicurati di fornire quante più informazioni possibili su voli e soggiorni in hotel ad ogni membro del tuo gruppo in anticipo via e-mail (o altri mezzi) in modo che non ci siano sorprese all’arrivo a destinazione.
Offerte di viaggio last minute

Come gestire le problematiche del gruppo

Pianificare un viaggio per una persona sola può essere abbastanza stressante, ma quando si aggiungono più viaggiatori tutto può trasformarsi in un serio mal di testa. Ecco alcuni semplici passi per aiutarti a pianificare la vacanza perfetta.

  • Impostare un programma

Se stai pianificando un viaggio anche per conto di altri, è importante ottenere l’accordo di tutti prima di iniziare. L’ultima cosa che vuoi è che qualcuno prenoti una vacanza solo per presentarsi all’aeroporto e scoprire che tutto quello che è stato organizzato non è di suo gradimento.

  • App per la pianificazione di gruppo

Usare un’applicazione come TripIt può fare la differenza quando si tratta di gestire viaggi multipli e assicurarsi che tutti abbiano le stesse informazioni a portata di mano. Anche altri strumenti online – come agende condivise o chat di gruppo – permettono di comunicare efficacemente e assicurarsi di essere sempre aggiornati.

  • Chiarezza e consenso preventivo esplicito di tutti

Usare un’applicazione come TripIt può fare la differenza quando si tratta di gestire viaggi multipli e assicurarsi che tutti abbiano le stesse informazioni a portata di mano. Anche strumenti online – come agende condivise o chat di gruppo – permettono di comunicare efficacemente e assicurarsi di essere sempre aggiornati su quello di cui si sta parlando.

  • Scelta delle date

Le date sembrano un problema banale ma, in realtà, non è quasi mai così. Organizzare un viaggio last minute che coinvolge molte persone richiede come presupposto la certezza sui giorni in cui tutti i partecipanti possono dare la loro disponibilità.

  • Il budget

Avrai bisogno di usare la tua migliore diplomazia quando si tratta di impostare il parametro più delicato del tuo viaggio: il budget. Assicurati di fare domande come “Qual è il massimo che puoi spendere per notte?” per restringere i risultati di qualsiasi ricerca che fai. Usando queste informazioni come guida, fai una lista di 10-12 possibili luoghi di vacanza che possano rientrare nel budget, negli interessi e nei programmi di tutti.

Viaggi di gruppo

Come scegliere la destinazione

Usa siti come Airbnb Experiences o Airbnb Trips per trovare attività e destinazioni che si adattano agli interessi di tutti nel tuo gruppo.

Non improvvisare. Si può essere tentati di cercare un posto e andare, ma questo di solito non funziona bene per i grandi gruppi. I piani cambiano, e bisogna essere sicuri di poter gestire gli imprevisti nel posto in cui ci si trova.

Per evitare di fare cambiamenti all’ultimo minuto, fai le tue ricerche in anticipo. Scegli il tuo luogo o i tuoi luoghi. Usa siti come Airbnb Experiences o Airbnb Trips per trovare attività e destinazioni che soddisfino gli interessi di tutti i membri del tuo gruppo.

Fai un inventario di ciò che ogni persona ama fare e usa questi risultati per restringere i luoghi potenziali. In base alle esigenze, controlla i posti dove ci sono molte attività per bambini nelle vicinanze, o le aree dove i ristoranti sono aperti fino a tardi e i bar rimangono aperti fino a notte fonda se hai una folla che ama la movida.

Le prenotazioni: trasporto e soggiorno

Una volta che hai impostato i giorni, i luoghi di interesse e i budget, puoi iniziare a pianificare i dettagli specifici del tuo viaggio, come le prenotazioni e il trasporto. Ecco alcune cose da ricordare mentre si iniziano a mettere insieme i dettagli del piano di viaggio:

  • Se vuoi risparmiare, evita di prenotare il viaggio in alta e altissima stagione, o nei weekend, se possibile.
  • Utilizza comparatori di prezzi, coupon e siti di cashback
  • Approfitta degli sconti per le prenotazioni di gruppo. Alcuni siti offrono un trattamento speciale se si prenota per un numero elevato di persone.Potresti anche essere in grado di negoziare uno sconto con i proprietari degli hotel direttamente.
  • Controlla le recensioni dei posti dove hai scelto di andare (su siti come TripAdvisor o Booking).

Conclusioni

Organizzare viaggi di gruppo last minute può essere un’attività molto eccitante.

Non solo per l’attesa dell’agognata partenza, ma anche perché la ricerca dell’offerta giusta, la condivisione dei preparativi con le persone che faranno parte della comitiva, e la ‘caccia al tesoro online’ per trovare l’hotel perfetto e la promozione last minute da prendere al volo, non hanno prezzo!

Altre risorse utili sull’organizzazione di viaggi online:


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